Zarządzenia

Zarządzenie nr 44/2011 Burmistrza Miasta Giżycka z dnia 13 maja 2011 roku w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dotyczących projektu „ Giżycko 2011-2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007 - 2013

Z a r z ą d z e n i e  Nr  44/2011
B u r m i s t r z a    M i a s t a   G i ż y c k a
z dnia  13  maja  2011 roku

 

w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dotyczących projektu „ Giżycko 2011-2013 – budowa  marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu  Rozwoju regionalnego   w  ramach  Regionalnego Programu Operacyjnego  Warmia i Mazury  na lata 2007 - 2013  

 

Na  podstawie  art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152,poz.1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 r. Nr 128,poz.861) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 38,poz.207)

 

zarządza się co następuje:

 

§ 1. Wprowadza się,  jako  obowiązujące zasady (politykę)rachunkowości dotyczącą   projektu „ Giżycko 2011 – 2013 – budowa marki, promocja lokalnej  gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach” współfinansowanego z  Europejskiego Funduszu Rozwoju regionalnego  w ramach  RPO  WiM:

Oś priorytetowa I – „Przedsiębiorczość”

Działanie 1.3.  –„Wspieranie wytwarzania i promocji produktów regionalnych” stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania  i podlega ogłoszeniu.

 

Burmistrz Miasta
/-/
Jolanta  Piotrowska

 

 

 

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr  44/2011
Burmistrza Miasta Giżycka z dnia 13  maja 2011 roku

 

Zasady (polityka) rachunkowości projektu „Giżycko 2011-2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział  w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach ”

 

  1. ZASADY  OGÓLNE:

 

1.Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne  przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej  projektu „ Giżycko 2011-2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach ”.

      2. Urząd  Miejski w Giżycku  oraz  Budżet  Gminy (ORGAN) posiadają wspólny rachunek bankowy  o numerze  14 2030 0045 1110 0000 0170 2300  w  BGŻ O/Giżycko.  Dla  potrzeb  realizowanego  projektu  został  otwarty odrębny rachunek bankowy o numerze 29 2030 0045 1110 0000 0193 2890  w BGŻ O/Giżycko.  Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bankowych upoważnione są osoby zgodnie z kartami wzorów podpisów.

3. Beneficjentem środków finansowych z  Unii Europejskiej w zakresie realizacji projektu   jest Gmina  Miejska  Giżycko, realizatorem Urząd  Miejski w Giżycku.  Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Urzędu Miejskiego w Giżycku.

Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w systemie  INFOSYSTEM. Analityka do kont  080, 225, 229, 234, 240 prowadzona jest ręcznie z zastosowaniem  kartotek  księgowych.  Każdy użytkownik programu komputerowego  posiada indywidualne hasła zabezpieczające  dostęp do wprowadzania danych.

W planie finansowym jednostki budżetowej (UM) wydatki na realizację Projektu ujęte są w dziale 750 „Administracja publiczna” rozdział  75075 „ Promocja jst”.

4. Wydatki  realizowane są  z rachunku  bankowego  Urzędu Miejskiego – Gminy  Miejskiej o numerze  14 2030 0045 1110 0000 0170 2300.

5. Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu dotacji rozwojowych ujmowane są w księgach Budżetu Gminy (Organu). Wpływ dokonywany jest   na wydzielony  dla Projektu rachunek  bankowy. Raz w miesiącu środki z tego rachunku przekazywane są  na rachunek  podstawowy   Budżetu.

6. Wydatki ujmuje się w rozbiciu  na: środki unijne, środki z budżetu krajowego i środki własne  z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej.

7. Rachunkowość budżetu(Organu) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, a rachunkowość w jednostce  budżetowej (UM) – koszty, rozrachunki między kontrahentami, Urzędem i budżetem.  

 

II.KLASYFIKACJA   BUDŻETOWA

 

Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów  w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danego Projektu stosuje się   czwartą cyfrą  jest „7” i „9”.

 

III. OBIEG, OPIS i KONTROLA DOKUMENTÓW  KSIĘGOWYCH

 

1.Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych , opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.

2. Płatności dokonywane są  w  formie  bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu   Home banking, na podstawie  dokumentów księgowych stwierdzających konieczność  dokonania  ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wtórnik zlecenia   oraz wyciąg bankowy.

3. Na dowodach  księgowych  (fakturach) powinny  się znaleźć   następujące  elementy opisu:

 

1. Numer umowy/uchwały o dofinansowanie

UDA  – RPWM 01.03. – 28-020/10-00

 

2. Nazwa numer  projektu

Giżycko 2011-2013 – budowa marki, promocja lokalnej gospodarki poprzez organizację oraz udział  w ponadlokalnych i regionalnych wydarzeniach  WND – RPWM.01.03 – 28 – 020/10

 

3. Przedstawiony wydatek dotyczy kategorii wydatku wskazanego we wniosku o dofinansowanie projektu

 

 

4. Kwota wydatku kwalifikowalnego

 

 

5. Kwota wydatku niekwalifikowanego

 

6.Kwota wydatku niekwalifikowanego nieobjętego wnioskiem

 

7. Projekt jest realizowany zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych z dn. 29 stycznia 2004 r.(Dz.U. z 2007r., Nr 223,poz.1655 z późn.zm.)

 

 

8. Sprawdzono pod względem merytorycznym. Legalności, celowości i gospodarności:

 

9. Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym:

 

 

Zatwierdzenie  dowodu księgowego  do  wypłaty

1)proporcja udziału środków unijnych  i środków własnych

2)pozycja księgowa

3)dekret

4)klasyfikacja budżetowa i zatwierdzenie do wypłaty

5) pieczątkę z treścią: „zapłacono, czekiem, poleceniem  przelewu  Nr …  z dnia …. „   podpis pracownika dokonującego przelewu.

6)pieczątka z treścią: Urząd Miejski w Giżycku.,data wpływu, liczba dziennika i podpis osoby przyjmującej.

4. Dowody księgowe (faktury) dotyczące zatwierdzenia i akceptacji Projektu finansowanego ze środków unijnych podpisane  są  przez Burmistrza  lub  jego zastępcę  oraz  skarbnika lub osobę przez skarbnika upoważnioną. Pod względem merytorycznym  faktury podpisuje Naczelnik Wydziału Promocji  lub  Zastępca Burmistrza, którzy poświadczają faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdzają  czy dane  zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo – finansowym  oraz pod względem zgodności  z ustawą  Prawo zamówień publicznych. Pod względem formalnym i rachunkowym podpisywane są  przez pracowników Wydziału Finansowo – księgowego.

5. Pani Dominika Piotrowska przygotowuje wnioski o płatność z częścią sprawozdawczą z przebiegu realizacji projektu w sposób poprawny, terminowy i rzetelny oraz przesyła je do Instytucji Zarządzającej.

 

Beneficjent  składa Wnioski o płatność w formie i w oparciu o wzór określony  przez Instytucję Zarządzającą   oraz zobowiązany jest do złożenia załączników  do wysłanego drogą elektroniczną  Wniosku o płatność.

 

IV.EWIDENCJA  KSIĘGOWA  DOKUMENTÓW  I  OPERACJI  FINANSOWYCH

 

1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem  środków z Europejskiego Funduszu  Rozwoju Regionalnego w Organie Gminy korzysta się z bilansowych kont syntetycznych:

 

133 - 3   rachunek budżetu w BGŻ

133 – 22  rachunek bankowy, wydzielony na przyjęcie dotacji rozwojowych na realizację                  

             Projektu

140 –   środki pieniężne w drodze

240 – 1 pozostałe rozrachunki

901 – 4 dochody budżetu

901 – 22 dochody budżetu ( dotacje rozwojowe)

902 – 22 wydatki budżetu

960 –    skumulowane wyniki  budżetu

961 –    wynik wykonania  budżetu

961 – 22 wynik wykonania Projektu

962 –   wynik na pozostałych operacjach.

 

Ewidencja księgowa:

 

Ogólną zasadą  systemu płatności dla działań finansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przekazywanie Beneficjentowi środków finansowych zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. Otrzymane środki europejskie ewidencjonowane są na wydzielonym dla Projektu rachunku i na następujących kontach: 133 – 22 rachunek bankowy dla Projektu i 901 –22 dochody budżetu w zakresie dotacji rozwojowych. Ujęcie otrzymanych środków w budżecie jednostki samorządu terytorialnego następuje na koncie 133–3 „Rachunek budżetu” w korespondencji z kontem 901–4 „Dochody budżetu”. A zatem otrzymane przez Gminę Miejską środki   ujmuje się w rozdziale 75075 „Promocja jst” z odpowiednią  klasyfikacją paragrafów  dochodowych .

 

L.p.

Treść

Wn

Ma

1.

Wpływ dotacji rozwojowej na rachunek bankowy Projektu

 133-22

901-22

(klasyfikacja budżetowa)

2.

Przelew środków z wyodrębnionego rachunku  na rachunek bieżący budżetu  (raz w miesiącu)

 

133-3

 

133-22

3.

Naliczenie odsetek  bankowych od środków z refundacji

 133-22

240-1

240-1

133-22

4.

Przelew odsetek od środków z refundacji na rachunek budżetu

 

133-3

901-4

(klasyfikacja budżetowa)

5.

Księgowanie zrealizowanych wydatków w ramach Projektu

902-22

133-3

6.

Przeksięgowanie rocznych wydatków i dochodów:

a)wydatki zrealizowane w ramach projektu

b)dochody pochodzące z  dotacji

c)przeksięgowanie w roku następnym pod datą zatwierdzenia bilansu

 

961-22

901-22

961-22

 

902-22

961-22

960

 

2. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem  środków europejskich w Urzędzie Miejskim, tj. w jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych kont syntetycznych:

011 -  Środki trwałe – środki trwałe przejęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się po koszcie wytworzenia(zdefiniowanego w art.28 ust.3 ustawy o rachunkowości), to jest w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów – zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, poniesionych od momentu podjęcia inwestycji aż do przejęcia środka do używania w stanie kompletnym;

080 -  Inwestycje (środki trwałe w budowie) – analitycznie dla projektu 080 - 22

130 -  Rachunek bieżący jednostki  - analitycznie   dla projektu  130 – 22

201 -  Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – wyrażone w walutach obcych operacje 

          gospodarcze wycenia się następująco:

            - składniki  aktywów i pasywów(np. należności i zobowiązania) – po obowiązującym

              w danym dniu średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP

           - zapłata należności lub zobowiązań – po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu,

             wynikającym z charakteru operacji

225 -  Rozrachunki z budżetami

Zespół 4 –  koszty według rodzajów i ich rozliczenie – analitycznie dla projektu   4xx - 22

720 -  Przychody  z tytułu dochodów budżetowych

800 -  Fundusz jednostki

810 -  Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu

860 -  Wynik finansowy.

Ewidencja księgowa:

 

L.p.

Treść

Wn

Ma

1.

Faktura wykonawcy inwestycji

Koszty Projektu wyodrębnia się w ewidencji analitycznej do konta 080 poprzez wydzielenie kartoteki z nazwą zadania

 

080 - 22

          4xx  - 22

 

201

2.

Wydatki objęte planem finansowym UM zrealizowane z rachunku bankowego w postaci: przelewu z tytułu spłaty zobowiązań.

Równolegle do wydatków majątkowych zaksięgowanie środków na inwestycje

 

 

201

 

 

810

 

 

130-22

 

 

800

3.

Przeksięgowanie na koniec roku środków na inwestycje

800

810

4.

Przeksięgowanie na koniec roku zrealizowanych wydatków na realizację Projektu objętych planem finansowym

 

130 -22

 

800

5.

Przeksięgowanie na koniec miesiąca przychodów finansowych

130 – 1

720

6.

Przeksięgowanie na koniec roku przychodów budżetowych

720

860

7.

 

Przeksięgowanie zakończonego zadania inwestycyjnego na  środek trwały na podstawie wystawionego dowodu OT

 

 

011

 

 

080 – 22

8.

Przeksięgowanie w następnym roku pod datą przyjęcia bilansu dodatniego wyniku za rok poprzedni

 

860

 

800

9.

Przeksięgowanie w następnym roku pod datą przyjęcia bilansu ujemnego wyniku za rok poprzedni

 

800

 

860

 

 

V. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIA W TRAKCIE  POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW  DZIAŁANIA  - OKREŚLENIA  OSÓB  ODPOWIEDZIALNYCH

 

1.Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na dany Projekt.

2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami prawa zamówień publicznych.

3. Projekt realizowany w ramach regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i mazury 2007 - 2013 ze  środków  Europejskiego Funduszu Rozwoju regionalnego, jest wdrażany zgodnie z  zawartą  umową  o dofinansowanie Projektu.

4.Wydatki poniesione w ramach realizacji Projektu są dokładne i prawdziwe, a wyniki zostały uzyskane z systemu księgowania.

5. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza (faktury i dokumenty o podobnej wartości dowodowej) jest dostępna.

6.Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy.

7. Prowadzona jest sprawozdawczość  i rozliczenia za poszczególne etapy działania.

Wykaz osób uprawnionych do podpisywania pod względem merytorycznym, formalno –rachunkowym, zgodności z procedurami Prawa zamówień publicznych, zatwierdzenia do wypłaty dokumentów księgowych związanych z realizacją Projektu:

 

L.p.

Wyszczególnienie -uprawnienie

Imię i nazwisko

Stanowisko

Wzór podpisu

1.

Podpisywanie dokumentów pod względem merytorycznym, pod względem gospodarności, legalności i celowości operacji gospodarczej, sprawdzono zgodność z procedurami wynikającymi z ustawy Prawo Zamówień Publicznych lub sprawdzono zgodność z zastosowaniem zasady konkurencyjności

Paweł

Czacharowski

Liliana

Florkiewicz

Z-ca Burmistrza

 

Naczelnik WP

 

2.

Podpisywanie dokumentów pod względem formalno - rachunkowym

Janina Stankiewicz

Teresa Górska

Inspektor WFK

 

Inspektor WFK

 

3.

Zatwierdzenie dokumentów do wypłaty

Jolanta Piotrowska

Paweł Czacharowski

Elżbieta Ołoszczyńska

Danuta Wasilewska

Burmistrz

 

Z-ca Burmistrza

 

Skarbnik

 

Z upoważnienia Skarbnika

 

4.

Przygotowanie wniosków o płatność

Dominika Piotrowska

Podinspektor w UM

 

 

VI. PRZECHOWYWANIE  I  ARCHIWIZACJA  DOKUMENTACJI PROJEKTU

 

1.Wydział Finansowo – księgowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje   dokumenty księgowe.

2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach  w  siedzibie Urzędu Miejskiego.

3.Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych UM w Giżycku i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Miejską Giżycko – Urząd Miejski w Giżycku: tj: faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki  komputerowe dotyczące realizowanego Projektu przechowywane są w Wydziale Finansowo – Księgowym.

4. Po zakończeniu realizacji Projektu przez Gminę Miejską Giżycko i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Zarządzającą, dowody księgowe Projektu oraz wszelką dokumentację związaną z projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością  zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Miejskiego w Giżycku.

5. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przez Gminę Miejską Giżycko przechowywana będzie  w archiwum zakładowym zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu do dnia  31 grudnia 2020 roku.

Wiadomość powiązana z

Rejestr zmian

Data wytworzenia dokumentu: 13.05.2011
Dokument wytworzony przez: Wydział Finansowo-Księgowy (FK)
Osoba odpowiedzialna za treść dokumentu: Elżbieta Ołoszczyńska - Skarbnik
Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 18 lipca 2011 15:46
Dokument wprowadzony do BIP przez: Małgorzata Kulas
Ilość wyświetleń: 1441
18 lipca 2011 15:47 (Małgorzata Kulas) - Zmiana danych dokumentu.
18 lipca 2011 15:47 (Małgorzata Kulas) - Zmiana danych dokumentu.
18 lipca 2011 15:46 (Małgorzata Kulas) - Dodanie dokumentu.