Wydział Ogólny (WO)

tel. 087 7324 150

Arkadiusz Połojański

Sekretarz Miasta, Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością, Naczelnik Wydziału Ogólnego,Administrator Bezpieczeństwa Informacji

Stanowiska

Sekretarz Miasta, Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością, Naczelnik Wydziału Ogólnego, Administrator Bezpieczeństwa Informacji

Główny specjalista

Główny specjalista

Podinspektor

Kierowca

Dozorca konserwator

Dozorca konserwator

Sprzątaczka

Sprzątaczka

Zadania wydziału

Wydział Ogólny

Do zadań Wydziału Ogólnego należy w szczególności:
1) prowadzenie wykazu aktów prawa miejscowego,
2) zapewnienie organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, w tym m.in.:
a) Administracja, Kadry:
- prowadzenie spraw i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych,
- prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy,
- prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i funduszem płac,
-prowadzenie spraw osobowych kierowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych miasta,
- wykonywanie czynności związanych z analizą oświadczeń majątkowych oraz ich archiwizowanie,
- prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw pracowników,
- prowadzenie rejestru pracowników biorących udział w szkoleniach i kursach,
- przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
- przygotowywanie planów urlopów wypoczynkowych pracowników Urzędu, dbałość o ich realizację,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- ewidencjonowanie czasu pracy pracowników oraz codzienna kontrola przestrzegania czasu pracy,
- kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych,
- sprawy socjalne,
- prowadzenie ewidencji wymaganych uprawnień, badań, oświadczeń i wymagań na stanowiskach pracy oraz kontrola ich aktualności,

Prowadzenie spraw związanych z postępowaniem cywilnym i karnym, a zwłaszcza:
- przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń oraz postanowień,
- udzielanie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji z majątku,
- przyjmowanie i wywieszanie obwieszczeń, ogłoszeń;

b) Obsługa techniczna urzędu:
- zapewnienie utrzymania czystości w pomieszczeniach budynku Urzędu i wokół niego,
- zapewnienie stałego dozoru budynku, dyżurów w czasie trwania prac Rady, komisji i innych organów, po godzinach urzędowania,
- utrzymanie w sprawności środków transportu będących na wyposażeniu Urzędu,
- zapewnienie prawidłowości warunków pracy, bhp, i p.poż.,
- stałe aktualizowanie i dbałość o tablice informacyjne w Urzędzie Miejskim i na terenie Miasta,
- zarządzanie nieruchomościami Urzędu, nadzór nad zabezpieczeniem mienia Urzędu,
- prowadzenie archiwum zakładowego oraz biblioteki zakładowej,
- gospodarka środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
- prowadzenie zaopatrzenia w urządzenia biurowe i materiały kancelaryjne,
- planowanie i realizacja adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacji budynku Urzędu,
- prenumerata fachowych czasopism i dzienników urzędowych,
- zamawianie oraz prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek;

3) Biuro Rady
- przygotowywanie materiałów pod obrady, powiadamianie o zwoływaniu sesji, Komisji Rady i ich obsługa, przekazywanie uchwał do realizacji,
- współdziałanie z radnymi w zakresie spraw wynikających z ustawy o samorządzie gminnym,
- prowadzenie czynności kancelaryjnych oraz dokumentacji pracy Rady,w tym rejestru uchwał oraz archiwizowanie protokołów z obrad organów Rady,
- wykonywanie czynności związanych z zabezpieczeniem organizacyjno-technicznym przeprowadzenia wyborów do organów samorządu terytorialnego, Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, Parlamentu Europejskiego, referendum ogólnokrajowego i lokalnego, ławników sądów powszechnych,
- obsługa i zarządzanie salą konferencyjną.
- udostępnianie aktów prawnych;

4) Zamówienia Publiczne
- przygotowanie i wdrażanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych,
- koordynacja działań związanych z udzielaniem zamówień publicznych w Urzędzie,
- prowadzenie rejestru, planu i sprawozdawczości zamówień publicznych w Urzędzie,
- uczestnictwo w pracach i obsługa Stałej Komisji Przetargowej Urzędu, w tym:
a) udzielanie wyjaśnień komórkom organizacyjnym przy opracowywaniu dokumentacji w procedurach o udzielenie zamówień publicznych realizowanych przez Biuro oraz poszczególne komórki organizacyjne,
b) przygotowanie i przedstawianie do zatwierdzenia Burmistrzowi wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
c) publikacja, doręczanie, wysyłanie i zamieszczanie we właściwych publikatorach wszelkich dokumentów związanych z realizacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
d) publiczne otwarcie ofert,
e) przedstawienie Burmistrzowi propozycji wyboru wykonawcy, bądź innego sposobu rozstrzygnięcia postępowania,
f) prowadzenie procedur związanych z rozpatrywaniem wniesionych środków ochrony prawnej,

5) Punkt Obsługi Klienta
- udzielanie klientom wszechstronnej informacji i pomocy związanej z zadaniami realizowanymi przez Urząd, udzielanie informacji o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania sprawy,
- informowanie klientów o lokalizacji i zadaniach komórek organizacyjnych Urzędu,
- dostarczanie interesantom formularzy niezbędnych do załatwienia określonej sprawy,
- udzielanie przedsiębiorcom pomocy w sprawach dotyczących Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej,
- nadzór i prowadzenie konsultacji społecznych zarządzonych przez Burmistrza,
- wykonywanie funkcji kancelaryjnych Urzędu
- nadzór nad elektronicznym obiegiem dokumentów w Urzędzie – Punkt podawczy.

6) Sekretariat Burmistrza:
- przygotowywanie materiałów i obsługa klientów,
- koordynacja prac w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń i sposobu ich wykonywania,
- prowadzenie dokumentacji pracy Burmistrza Miasta,
- sporządzanie harmonogramu realizacyjnego wykonania uchwał Rady,
- nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi w Urzędzie.
- prowadzenie kalendarza Burmistrza,
- obsługa narad i spotkań Burmistrza,
- nadzór, koordynowanie i kontrola terminowości rozpatrywania skarg, wniosków, korespondencji oraz spotkań i przyjęć Burmistrza z mieszkańcami.
- nadzór nad terminową publikacją informacji, w tym informacji o przebiegu i wynikach kontroli, w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu,
- rozliczanie delegacji służbowych i kart drogowych dot. pojazdów służbowych,
- publikacja ogłoszeń na tablicach Urzędu,
- udostępnianie informacji publicznej,
- przygotowywanie, tłumaczenie i prowadzenie korespondencji zwykłej i okolicznościowej Burmistrza oraz dokumentacji i opracowań na potrzeby Urzędu i organów miasta,
- organizacja wyjazdów służbowych Burmistrza,
- ewidencja i nadzór nad realizacją ustaleń podjętych na naradach z udziałem Burmistrza, realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi i obowiązkami protokolarnymi.

7) Biuro Promocji i Polityki Społecznej
- przygotowywanie i popularyzowanie informacji o możliwościach i warunkach inwestowania w Mieście – obsługa inwestorów,
- opracowywanie analiz sytuacji gospodarczej Miasta,
- współpraca regionalna,
- prowadzenie działalności informacyjnej i edukacyjnej, w tym organizowanie szkoleń w zakresie przedsiębiorczości,
- promowanie przedsiębiorczości na terenie miasta i prowadzenie działalności na rzecz rozwoju inicjatyw gospodarczych,
- współdziałanie z samorządem gospodarczym, organizacjami pracodawców oraz innymi organizacjami przedsiębiorców,
- utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu,
- realizowanie polityki informacyjnej, a w szczególności w zakresie:
a) współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu, jednostkami organizacyjnymi miasta oraz innymi instytucjami w zakresie przygotowywania serwisów informacyjnych dla mediów,
b) przygotowywania codziennych przeglądów prasy oraz archiwizowanie informacji prasowych,
c) organizowania konferencji prasowych,
d) udzielania odpowiedzi lub opiniowanie projektów odpowiedzi na publikacje zamieszczone w mediach,
e) przekazywania mediom informacji związanych z funkcjonowaniem Miasta i Urzędu,
f) zarządzanie i administrowanie serwisem internetowym miasta oraz Biuletynem Informacji Publicznej,
g) koordynowanie i promocja imprez prezentujących miasto, nadzór i koordynacja działań związanych z udziałem miasta w imprezach promocyjnych i targach,
h) opracowywanie i realizacja strategii promowania Miasta:
- koordynowanie działań promocyjnych Miasta,
- promocja walorów turystycznych Miasta,
i) współpraca z organizacjami pozarządowymi:
- przygotowywanie i realizacja programów współpracy z organizacjami pozarządowymi,
- przyjmowanie wniosków o granty,
- rozliczanie sprawozdań finansowych,
- prowadzenie dokumentacji i kontrola realizacji powierzonych zadań,
j) prowadzenie spraw związanych z kulturą, sztuką, ochroną zdrowia oraz kulturą fizyczną, a zwłaszcza:
- nadzór merytoryczny nad prowadzeniem spraw związanych z bibliotekami,
- nadzór merytoryczny nad prowadzeniem spraw związanych z realizacją zadań z zakresu muzeów,
- nadzór merytoryczny nad realizowaniem zadań Miasta z zakresu kultury fizycznej, sportu, rekreacji i wypoczynku,
- koordynowanie imprez kulturalnych, sportowych i rekreacyjnych w obrębie jednostek miejskich oraz współpraca w obrębie regionalnym,
- współpraca z Centrum Promocji i Informacji Turystycznej, Giżyckim Centrum Kultury, Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji, Miejską Biblioteką Publiczną, Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Centrum Profilaktyki Uzależnień i Integracji Społecznej oraz Centrum Integracji Społecznej,
- koordynowanie działań związanych ze współpracą z zagranicą, z miastami partnerskimi (współorganizacja imprez z udziałem miast partnerskich, koordynacja działań związanych z pobytem delegacji zagranicznych),
- prowadzenie spraw związanych z organizacją i przebiegiem kontaktów Burmistrza z miastami partnerskimi i podmiotami zagranicznymi,
- współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta, organizacjami i instytucjami działającymi na terenie miasta w zakresie prowadzonej współpracy zagranicznej,
- ewidencja obiektów hotelarskich, w tym przeprowadzanie kontroli istniejących obiektów hotelarskich i aktualizowanie ewidencji,
- prowadzenie rejestru Instytucji Kultury,
- przyjmowanie wniosków o stypendia sportowe i prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
- przyjmowanie wniosków o nagrody Burmistrza w dziedzinie kultury i sportu oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
- prowadzenie i nadzór spraw związanych z działalnością Młodzieżowej Rady Miasta,
- koordynowanie działań związanych z wdrożeniami programów społecznych: Karta Dużej Rodziny,
- prowadzenie spraw związanych z realizacją budżetu obywatelskiego,
k) koordynowanie działań związanych z przeciwdziałaniem przemocy w rodzinie.

8) Obsługa prawna:
- udzielanie pracownikom Urzędu oraz organom Miasta opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa,
- informowanie pracowników Urzędu o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie dotyczącym Urzędu,
- uczestniczenie w rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego,
- kontrola prawna nad egzekucją należności,
- występowanie w charakterze pełnomocnika Urzędu w postępowaniu sądowym i administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi,
- opiniowanie projektów aktów prawnych, uchwał i umów oraz regulaminów wprowadzanych w Urzędzie.

9) Stanowisko do spraw bhp i ppoż
- prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz bezpieczeństwem ppoż. w Urzędzie,
- prowadzenie w Urzędzie spraw związanych z bhp, a w szczególności:
a) okresowa analiza stanu bhp,
b) stwierdzenie zagrożeń zawodowych,
c) przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
d) zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
e) przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
f) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
g) udział w dochodzeniach powypadkowych, prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
h) współdziałanie z inspekcją pracy,
i) przeprowadzanie szkoleń w zakresie bhp zatrudnianych pracowników w Urzędzie,
j) udział w opracowywaniu oceny ryzyka zawodowego.

źródło: Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Giżycku - Zarządzenie nr 213/2016 Burmistrza Miasta Giżycka z dnia 31 marca 2016r.

Dokumenty

Wykonywane sprawy

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 25 marca 2008 09:23
Dokument wprowadzony do BIP przez: Administrator
Ilość wyświetleń: 17979
30 listopada 2016 10:48 Grażyna Piotrowicz - Aktualizacja danych stanowiska: Główny specjalista.
30 listopada 2016 10:48 Grażyna Piotrowicz - Aktualizacja danych stanowiska: Główny specjalista.
09 maja 2016 13:03 Grażyna Piotrowicz - Usunięcie stanowiska: Referent.